Większość systemów rejestracji czasu pracy oprócz niezaprzeczalnych zalet związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy osób zatrudnionych, dysponuje jeszcze mało znaną funkcjonalnością związaną z możliwością rozbudowy o prosty system monitorowania pomieszczeń oraz zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.Podstawowa konfiguracja elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy składa się z :
- Czytnika kart magnetycznych – czyli urządzenia umożliwiającego odczyt kart magnetycznych użytkowników oraz przesłania uzyskanych w ten sposób danych do bazy danych (z reguły zarządzanej przez komputer z dedykowanym oprogramowaniem). Czytnik taki umieszczany jest najczęściej przy wejściu do firmy bądź instytucji.
- Kart magnetycznych – przydzielanych indywidualnie każdemu z pracowników, jednoznacznie identyfikujących właścicieli karty.
- Systemu komputerowego – obsługującego bazę danych użytkowników oraz przypisanych im kart magnetycznych (z reguły zapisywane są numery kart). System taki potrafi przechowywać zbiory danych składające się daty oraz godziny wejść i wyjść pracownika, jak również zarządzać tymi danymi, np. umożliwiając generowanie raportów, nakładanie blokad, zliczanie godzin spędzonych na terenie firmy itp.
Tak zaprojektowany system z reguły można łatwo rozbudować o dodatkowe funkcje z jednej strony ułatwiające zarządzanie zamkami, kluczami do nich oraz uprawnieniami związanymi z dostępem do danych pomieszczeń, z drugiej strony o możliwość monitorowania pomieszczeń pod kątem obecności w nich osób nieupoważnionych. Dysponując narzędziem informatycznym o takich możliwościach, jak system bazodanowy, można pokusić się o pełniejsze wykorzystanie jego możliwości.
W tym celu należy rozważyć dokonanie następujących modyfikacji:
- Wymienić w newralgicznych drzwi wraz z klasycznymi zamkami zamykanymi kluczem na drzwi z zamkami posiadającymi wbudowane czytniki kart. Możliwym rozwiązaniem jest również zainstalowanie zamków szyfrowych, jednak wtedy należy zwrócić uwagę na obsługę funkcji zmiennej długości kodu, możliwości definiowania listy akceptowanych kodów przez operatora, opcję podłączenia do posiadanego już systemu rejestracji oraz możliwość zarządzania centralnego przez operatora. Usunięcie klasycznych zamków dodatkowo umożliwi uproszczenie zarządzania kluczami – zagubienie klucza z reguły pociąga za sobą konieczność wymiany wkładek, zagubienie karty to anulowanie jej w systemie i wydanie nowej, bez konieczności dodatkowych operacji.
- Precyzyjnie opracować rejestr osób upoważnionych do przebywania w danym pomieszczeniu oraz przypisać im indywidualny kod liczbowy, jednoznacznie identyfikujący pracownika.
W ten sposób pozornie prosty system rejestracji czasu pracy może zostać rozbudowany o dodatkową, niezwykle przydatną funkcjonalność. Przed podjęciem takiej decyzji należy jednak upewnić się co do możliwości współpracy posiadanego systemu z dodatkowymi urządzeniami. Nie sposób w niniejszym opracowaniu ocenić poszczególnych systemów rejestracji czasu pracy, ponieważ zazwyczaj producenci systemów tworzą rozwiązania dedykowane dla danego zastosowania. Ogólnie rzecz ujmując, elementem koniecznym do rozbudowy jest możliwość współpracy systemu rejestracji czasu pracy z jednym lub większą liczbą urządzeń zewnętrznych. Gdy możliwość taka istnieje, droga do rozbudowy jest prosta.
